Zelfcoaching
- Operationeel plan ideale opvang
- - Checklist kattenwelzijn
- - Checklist mensenwelzijn
- - Checklist administratie
- - Checklist bestuur & beleid

- Fantastisch functioneren
- - Talentenontwikkeling
- - Behoeften

- Communicatie, algemeen

Nieuws

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Operationeel plan, jouw ideale opvang

Je bent (als medewerk(st)er) enthousiast begonnen met jouw idee van een ideale opvang. In de loop van de tijd kan het zijn dat je door drukte niet alles zo uit hebt kunnen voeren als je in gedachten had of dat omstandigheden/inzichten veranderd zijn. Het is goed om (minimaal) eens per jaar jouw organisatie onder de loep te nemen en te kijken wat je kunt doen om verder te komen tot de ideale opvang, maar ook om trots te zijn op wat je al bereikt hebt.

Het begint met het evalueren om dan keuzes te maken waar je naartoe wilt en hoe je dit wilt bereiken, vervolgens ga je er mee aan de slag, vier je jouw successen om tot slot weer te evalueren. Al deze stappen zijn belangrijk, maar kun je natuurlijk op je eigen manier inrichten. Op deze pagina vind je een aantal tips ter inspiratie.

Stap 1: evalueren
Uiteindelijk maakt het niet uit of je pas begint of al een tijdje bezig bent, evalueren blijft een belangrijke eerste stap. Je begint met het opschrijven van waar je trots op bent/wat sterke punten van je organisatie zijn/wat een succes is of was. De volgende schrijftip is om op te schrijven wat je ziet als verbeterpunten/wat zwakke punten zijn van je organisatie/wat niet goed ging. Vervolgens ga je in kaart brengen wat jouw kansen zijn. Op kansen heb je geen invloed, dit zijn bijvoorbeeld nieuwe subsidies, nieuwe wetgeving, collega-organisaties die werken met nieuwe inzichten die ze willen delen, diergeneeskundige ontwikkelingen, technologische ontwikkelingen, nieuwe opleidingen, etc. Tot slot schrijf je op wat jouw bedreigingen zijn. Bedreigingen kunnen in dezelfde categorie plaatsvinden als de kansen en zijn ook externe invloeden.

Weinig inspiratie wat betreft jouw sterke en zwakke punten? Neem dan een kijkje bij de volgende pagina's om een inventarisatie te kunnen maken:
- Kattenwelzijn checklist
- Mensenwelzijn checklist
- Administratie checklist
- Bestuur & beleid checklist

Stap 2: plannen
Uit jouw evaluatie haal je de punten waar je aan wilt werken de komende periode. Maak daarbij een keus tussen verschillende projecten, maximaal 3, voor de overzichtelijkheid en om realistische doelen te kunnen stellen. Per project schrijf je uit wat de benodigde acties zijn om er een succes van te maken, welke kosten hier eventueel aan verbonden zijn (en hoe je eventueel hier fondsen voor werft), hoeveel tijd grofweg de acties kosten (en waar je eventueel deze tijd gaat vinden) en wie je nodig hebt bij de uitvoering (en eventueel hoe je deze mensen gaat werven en begeleiden). Je kunt dit allemaal in tabellen beschrijven in Word of Excel hiervoor gebruiken.

Stap 3: uitvoeren
Een plan ligt vaak stof te verzamelen op een plank. Zichtbaarheid van de projecten is dan ook zeer belangrijk. Je kunt dit op verschillende manieren doen en naar hartenlust methodes combineren.

Een manier is om een poster/meerdere posters te maken van jouw projecten, met onder elk project de benodigde acties. Als je hierbij werkt met aansprekende plaatjes voor de projecten en/of acties, word het ook verleidelijk om regelmatig (dagelijks, wekelijks, maandelijks) naar deze posters te kijken.

Een uitgeprinte actielijst op je werkplek, is ook een goede manier voor zichtbaarheid. Het kan daarbij heerlijk zijn om met een marker acties af te strepen die je uitgevoerd hebt. Houd wel alle uitgevoerde acties op de lijst, het is motiverend om te zien wat je gedaan hebt.

Naast de zichtbaarheid is het ook goed om de voortgang te bewaken van de projecten. Dat kan natuurlijk ook met de actielijst. Mogelijk wil je een logboek bijhouden met wat er goed gaat en wat er minder goed gaat. Het bijhouden op zich is niet het doel, maar het kan zijn dat je jouw acties/projecten bij wilt sturen en dan is het handig om te weten waar je op dat moment staat. Schrijf in dat logboek ook geen hele verhalen, maar houd het bij een opsomming van acties en hun successen of verbeterpunten.

Stap 4: vieren
Je bent niet aan het verbeteren om het verbeteren, maar omdat je trots wilt zijn op je organisatie. Neem vooral ook de tijd om trots te zijn op wat je allemaal bereikt hebt. Maak een (klein) feestje van het vieren van je successen. Dat hoeft niet duur te zijn, een lekkere taart (eventueel met foto) is natuurlijk ook al heel feestelijk of een grote kaart met daarop geschreven welke successen er behaald zijn die een mooie plek krijgt. Neem daarbij ook gerust de successen mee die je geschreven hebt tijdens de evaluatie. Vergeet niet om iedereen te bedanken die meegeholpen heeft!

Stap 5: evalueren
En daar is die weer :. Het is een cyclus, dus je begint weer van voren af aan bij het evalueren. Begin niet helemaal van voren af aan wat betreft jouw document, maar gebruik het vorige document om te zien wat je bereikt hebt en of jouw prioriteiten/inzichten mogelijk veranderd zijn.

Planning cyclus
Het evalueren kun je eind/begin van het jaar doen en daar volgen dan in korte tijd het operationeel plan en het daadwerkelijke uitvoeren op. Richting herfst, als de drukste periode voorbij is, zal je waarschijnlijk de tijd hebben om te vieren. Neem voor het vieren ook even de tijd voor je weer begint met evalueren. Als je alleen maar bezig bent met wat er beter kan en te weinig aandacht hebt voor het vieren van de successen, gaat de lol er snel van af.